WhatsApp en entornos corporativos: ¿una buena herramienta de comunicación interna? 10


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La semana pasada comentábamos en #OndaClub que WhatsApp es una excelente herramienta para acercar las (micro)PYMES al cliente. Pero, ¿y si en lugar de usarla como herramienta de comunicación externa queremos usarla como canal de comunicación interna en entornos corporativos? Seguramente estaréis pensando que es una buena idea, pero hay alternativas mejores y en este post os cuento el porqué.

WhatsApp es muy fácil de usar y esa es la razón por la que puede parecer una buena opción para comunicarse con los colegas del trabajo de forma rápida y económica. Sin embargo, este sistema de mensajería instantánea presenta ciertos problemas de privacidad que, aunque no son relevantes para un usuario particular sí lo son cuando hablamos de usos corporativos.

Por ejemplo, en lo que se refiere al cumplimiento de la ley de protección de datos (LOPD): la app identifica al usuario por su número de teléfono y accede a los datos de la agenda, y el teléfono se considera un dato personal amparado en la LOPD. Pero no solo por eso, también porque se ha demostrado que el cifrado que WhatsApp aplica a los mensajes no es demasiado seguro.

Como escribía hace unas semanas Enrique Dans: “podemos pensar que ‘no necesitamos mucha seguridad porque en realidad, lo usamos para conversaciones intrascendentes con nuestros amigos’, pero esto no es cierto: pensemos simplemente en los posibles problemas que nos podría causar alguien que se hiciese pasar por nosotros.”

En ese mismo post, Dans se muestra totalmente contrario al uso de WhatsApp en la empresa y así lo explica:

Usar WhatsApp como herramienta de comunicación corporativa es, sencillamente, una barbaridad y una irresponsabilidad, se mire como se mire. Hay muchas otras herramientas que servirían a ese propósito con mejor rendimiento, más estabilidad y muchos menos riesgos.”

¿Qué alternativas hay a WhatsApp? De entrada, pensamos en Line y Telegram (en iPadizate comparan las condiciones de uso de las tres), pero hay muchas más. Por cierto, que mientras Telegram toma como identificador único el número de teléfono, en Line se puede conversar sin conocer el teléfono de otra persona: se pueden buscar contactos por Facebook, por QR, etc.

Enrique Dans y TicBeat nos presentan varias opciones de mensajería instantánea para usar en la empresa. Las tres primeras son made in Spain:

  • UPCnet uTalk, diseñada por UPCnet (empresa de la Universitat Politècnica de Catalunya) y disponible para plataformas Android y iOS. Es multiplataforma y multidispositivo, puede integrarse con diversos softwares de gestión corporativa y permite adaptarse a la imagen corporativa de la empresa que la usa. Cuentan en TicBeat que “permite conversaciones privadas y por grupos sin necesidad de dar el teléfono o permitir que la app acceda a datos de la agenda”, así que cumple con la LOPD.
  • Enjoystr, creada por la empresa murciana Droiders, está disponible para iOS y Android. Se presenta como “una aplicación de mensajería segura, un ‘Whatsapp’ fortificado para proteger la privacidad de todos los mensajes y documentos que se envían, gracias a tecnologías de encriptación de última generación”. En TicBeat explican las ventajas de privacidad que ofrecen. Una de las más llamativas: los mensajes se borran a las 24 horas de haber sido enviados, a no ser que el usuario especifique otro tiempo de vida para los mensajes. También se pueden proteger las conversaciones con contraseña y no se pueden hacer capturas de pantalla ni descargar las conversaciones.
  • Imbox.me, la aplicación de mensajería instantánea de la española Spotbros creada para uso corporativo . Se basa en el cloud messaging, que permite enviar cualquier archivo (no importa el formato ni el tamaño). Los mensajes se cifran siguiendo un protocolo militar, así que la privacidad está asegurada. Está disponible para iOS, Android y escritorio. Más información en TicBeat.
  • Cotap, fundada por uno de los creadores de Yammer. Se presentan como “Simple and secure mobile messaging for coworkers” y está disponible para iOS y Android. No se basa en el número de móvil para funcionar sino que busca a los contactos de la empresa por el correo electrónico.
  • Slack, creada por varios de los miembros del equipo fundacional de Flickr, según nos explica Dans. “Slack is team communication for the 21st century”, explican en su web. Permite crear grupos y canales temáticos (usando hashtags) y también tener conversaciones prívadas. Está integrada con Twitter, Dropbox y Google Drive. Disponible para iOS y Android.
  • Zula, que significa “a place where you are happiest and relaxed”. Tanto para iOS como Android, permite conversar, compartir archivos y hacer llamadas. No necesita el número de teléfono para funcionar, así que la privacidad está asegurada.

En definitiva, ¿qué deberíamos tener en cuenta antes de decidir por qué herramienta nos decantamos en la empresa?

  • Tener muy claras las necesidades corporativas: ¿solo mensajería instantánea o también llamadas?, ¿qué tipo de archivos necesitamos compartir?, ¿necesitamos grupos o canales temáticos?, ¿en qué dispositivos la usaremos?
  • Saber si es compatible con nuestro software de gestión y asegurarnos de que se pueda integrar.
  • Analizar bien las opciones de privacidad de las herramientas y asegurarse de que cumple con la LOPD española.
  • Informarse sobre el cifrado de mensajes que aplica y el nivel de seguridad que ofrece.
  • Consultar si ofrece soporte técnico.
  • Consultar el precio de los servicios y las tarifas para empresas.

Os dejo el podcast del #OndaClub de esta semana, donde hemos comentado el tema con Gonzalo y Rocío:

 

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10 thoughts on “WhatsApp en entornos corporativos: ¿una buena herramienta de comunicación interna?

  • Cristina Aced Post author

    ¡Gracias, Anna! No conocía esta herramienta. Le echo un vistazo.

    Saludos.

  • Carlos Espinoza

    Gracias por tu artículo. Me gustó la observación que haces con respecto a la seguridad, me parece importante. Sin embargo, quisiera conocer tu opinión con respecto al tema de implementación de las otras soluciones de mensajería interna corporativa que propones. En el caso de Whastapp es una herramienta ya universal, casi todos los colaboradores la usan de forma espontánea ¿cómo harías para hacer que tus colaboradores se instalen otras soluciones no tan populares en sus celulares?

  • Cristina Aced Post author

    ¡Hola Carlos!

    Gracias por pasarte y comentar. Planteas una cuestión clave: cómo conseguir que los trabajadores usen otra herramienta cuando ya están acostumbrados a WhatsApp. No tengo la respuesta mágica, pero diría que la clave está en incentivar el uso de la herramienta que propone la empresa a través de formación e incluso de “pequeñas recompensas”, que podrían ser incluso simbólicas (p. ej. las medallas virtuales de Foursquare). También es esencial predicar con el ejemplo: los directivos son los primeros que tienen que usar activamente dicha herramienta con sus colaboradores. Cuando los trabajadores vean que sus compañeros la usan, ellos también la usarán.

    ¿Se te ocurre alguna otra sugerencia? ¿Cómo lo estáis haciendo en tu empresa?

    ¡Saludos!

  • Ieltxu

    Uno de los problemas del uso del whasap como comunicación interna es mismamente su universalidad. Es uso abusivo de la empresa lleva a usar durante el 7/24 dando por seguro que estas disponible para recibir mensajes urgentes en el tiempo a cualquier hora. O el hecho del sobre dimensiónamiento de grupos siendo esta herramienta la única víable a la hora de comunicarte con la empresa.

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